Cara Mengurutkan (Short) Data Otomatis Di Excel 2007

Untuk kebutuhan tertentu didalam pengolahan data secara numerik pada Microsoft Excel 2007 kita akan diminta untuk mengurutkan sebuah data acak dan biasanya dari nilai yang terkecil hingga dengan yang terbesar. Bila jumlahnya tidak terlalu banyak mungkin saja anda sanggup melakukannya secara manual, namun bagaimana jikalau jumlah data tersebut berjumlah puluhan bahkan ratusan? tentunya diperlukan sebuah cara yang otomatis untuk mempercepat pekerjaan kita.

Dari pengalaman saya, ada 2 cara yang sanggup kita gunakan biar data otomatis terurut yaitu :

1. Menggunakan fungsi short yang disediakan oleh Excel

Melalui fungsi ini anda sanggup dengan cepat dan gampang mengurutkan data acak pada sel atau kolom tertentu, ibarat pada pola berikut ini :

Tabel 1

Pada tabel di samping terlihat data penjualan dari sebuah toko dengan jenis produk yang sama hanya berbeda merek yaitu A hingga J dengan tingkat penjualan yang berbeda-beda dalam satu bulan (sel C3 hingga C12).

Dari data ini tentunya kita ingin mengetahui merek apa yang mempunyai tingkat penjualan terendah, sedang dan tingkat penjualan tertinggi.

Untuk maksud tersebut silahkan blok angka 117 hingga dengan nilai terakhir yaitu 156 >> di dalam area blok, klik kanan mouse dan pilih Short smallest to Largest. Berikut ialah screen shootnya :

Tabel 2

Operasi tersebut akan menghasilkan data terurut dari yang terkecil hingga dengan yang terbesar, demikian pula dengan merek produknya yang akan ikut menyesuaikan dan terlihat ibarat ini :

Tabel 3

Pada tabel tersebut terlihat bahwa produk dengan brand E mempunyai tingkat penjualan terendah kemudian meningkat ke bawah hingga dengan merek C dengan tingkat penjualan tertinggi.

2. Menggunakan rumus 

Mungkin sobat akan sempat bertanya, mengapa harus memakai rumus? rumus dipakai jikalau kita ingin menggurutkan data ibarat pada pola sebelumnya pada sel atau kolom yang berbeda. Misalkan saja pada kolom D. 

Silahkan anda perhatikan lagi data tabel 1 di atas dimana nilai yang akan kita analisis berada pada range C3:C12, maka untuk mencari nilai penjualan terendah pertama, maka rumus yang kita ketikkan ialah : 

=SMALL($C$3:$C$12;1) akan menghasilkan 105

=SMALL($C$3:$C$12;2) akan menghasilkan nilai 106

demikian juga seterusnya...

Nah, kini kita akan mencoba untuk mengurutkan data tersebut pada kolom D secara otomatis hanya dengan satu rumus saja. Rumus ini berfungsi membaca range dari sel-sel yang berisi data ibarat pada Tabel 1. Berikut ini ialah gambarnya :

Tabel 4

Pada Sel D3 masukkanlah rumus :

=SMALL($C$3:$C$12;ROW()-2)

Penjelasannya :

• Small : Nilai terkecil dari kumpulan data acak yang dianalisis.
• $C$3:$C$12 ialah range data.
• Bila tanda ; tidak berfungsi silahkan diganti dengan tanda , (koma). 
• -2 ialah jumlah sel kosong sebelum sel D3, yang berarti jikalau terdapat 3 sel kosong sebelum D3 maka anda harus mengganti -2 menjadi -3 (silahkan disesuaikan).

Bila hasil rumus telah muncul, silahkan dicopy kebawah dengan cara mendrag mouse (tarik rumus ke bawah sempurna pada ketika tanda plus + muncul di pojok kanan nilai 105). Hasil yang didapatkan ialah ibarat ini :

Tabel 5

Demikian cara otomatis untuk mengurutkan data dari nilai yang terkecil hingga dengan yang terbesar menggunkan fungsi Short dan rumus pada Microsoft Excel 2007, semoga sanggup gampang difahami dan memberi fasilitas bagi rekan-rekan.